Schreiben in Echtzeit: Werkzeuge für die kollaborative Inhaltserstellung

Wir Autoren müssen nicht länger alleine an unseren Texten sitzen. Gemeinsam geht’s oft leichter, schneller und vollständiger – mit den richtigen Werkzeugen, die schnelles Feedback und einfache Überarbeitung ermöglichen. Kollaboratives Schreiben ist hier das Stichwort. In diesem Beitrag stelle ich Werkzeuge vor, mit denen das gemeinsame Verfassen von Texten in Echtzeit gelingen kann.

Lange Zeit gab es überhaupt keinen Zweifel daran, dass ein digitaler Text in einer Datei gespeichert werden muss – typischerweise als Word-Dokument. Und falls mehrere Personen beitragen oder das Dokument freigeben sollten, dann erhielten alle Beteiligten die Datei und jeder arbeitete mit seiner eigenen Kopie. Idealerweise wurde dieses Word-Dokument dabei konsequent mithilfe der „Änderungen nachverfolgen“-Funktion weiterentwickelt. Die Beteiligten mussten sich einigen, dies nacheinander zu tun. Dann wurde aus Dokument_v01.doc bald ein Dokument_v02.doc und schließlich ein Dokument_v99_Final.doc. Idealerweise …

Zusammenarbeit = Versionsmanagement?

GIT Merge MemeEndlich dieses Versionierungs-Chaos zu beenden, war das Heilsversprechen von Versionskontrollsystemen – früher häufig in Form eines zentralen Subversion-Repositorys, heute eher der dezentrale Git-Ansatz. Für die Weiterentwicklung und Ablage von Software-Quellcode mag das toll sein. Doch für mich als jemand, der einfach nur gemeinsam mit anderen Texte schreiben und überarbeiten möchte, sind Clone, Fork, Commit, Push, Merge und wie die einzelnen Operationen alle heißen mögen, viel zu kompliziert.

Außerdem behagt mir nicht, dass Autoren hier zur Benutzung von Markdown oder anderen Nur-Text-Markup-Sprachen gedrängt werden – vom Bedienkomfort ein großer Rückschritt, wie ich finde.

Von der Datei zur Dokument-Ressource

Viel konsequenter scheint der Gedanke, sich endlich vom starren Konstrukt „Datei“ zu lösen und mehr in Dokumenten zu denken – inhaltliche Ressourcen, über deren Ablage, Versionierung und Speicherformat ich mir keine allzu großen Gedanken machen muss. Da wo ich bin (nämlich im 21. Jahrhundert) liegen meine Inhalte auf einem zentralen Server. Ich greife von überall über mein Universalwerkzeug, den Browser, darauf zu und kann die Inhalte komfortabel bearbeiten – in einem intuitiv nutzbaren grafischen Editor, der mich nicht zwingt, eine Markup-Sprache zu lernen.

Die Pioniere auf dem Gebiet des gleichzeitigen Editierens von Text waren die Entwickler von Etherpad & Co., die mit ihrem Open-Source-Werkzeug bereits 2008 die Messlatte für komplett im Browser bearbeitete Textdokumente recht hoch hängten. Die Branchenriesen (darunter Google) wurden hellhörig, und bald wurde „Real-time Text Collaboration“ ein Business Case.

Google Docs (Text und Tabellen)

Ganz niederschwellig kommt Google mit seiner komplett Web-basierten Office-Suite, die jeder mit einem Google-Konto automatisch zum persönlichen Cloud-Speicher (Google Drive) dazu bekommt.

Geschäftlich nutzen wir Google Drive aus Gründen aber nur für nicht-sensible Informationen, allen voran die wöchentliche Bestellwunsch-Sammmlung am sogenannten „Dönerstag“ in einer öffentlichen und Online-Tabelle. Jeder Bearbeiter erhält ein Symbol (z.B. „Anonymes Zebra“ oder der Google-Name) und kann einfach eine Tabellenzelle wählen und Inhalte eintippen, während vielleicht in der Zeile darüber der Kollege seine Döner-Optionen „ohne Salat mit mehr Fleisch“ hinterlegt.

Dönerstag-Bestelltabelle in Google Drive mit voller Änderungskontrolle
Dönerstag-Bestelltabelle in Google Drive mit voller Änderungskontrolle

Microsoft Office Online im Browser

Wenn es um Office-Dokumente geht, mag Microsoft auf dem Desktop der unangefochtene Platzhirsch sein. Schaut man sich aber die Cloud-Fähigkeit von Microsoft Office an, wird schnell klar, dass es sich lediglich um ein „Mee too“-Produkt handelt. Nur allzu lang hatte Microsoft mit dem dateizentrierten Ansatz milliardenweise Geld verdient, und hatte ähnlich wie viele seiner Nutzer keinerlei Grund, daran etwas zu ändern. Das rächt sich nun in Form einer hakeligen, unausgereift wirkenden Browser-Variante von Word & Co., die übrigens ein (kostenpflichtiges) Office365-Abonnement voraussetzt.

Wir hatten abteilungsintern kurz in Erwägung gezogen, unseren wöchentlichen Statusreport fürs Management mit Microsoft Office Online gemeinsam zu befüllen. Immerhin handelte es sich bislang um eine stinknormale Exceldatei. Was läge also näher? Die Antwort nach ein paar Wochen voller Flüchen: die Excel-Datei in Google Drive zu importieren liegt um einiges näher! Einzige Einbuße: Zeilengruppen lassen sich nun nicht mehr aus- und einklappen. Und warum man In Excel Online immer erst oben auf „im Browser bearbeiten“ klicken muss, werde ich wohl nie verstehen, geschweige denn mir merken können – muss ich zum Glück aber auch nicht mehr!

Besser nicht: Microsoft Office Online
Nicht besser oder besser nicht: Microsoft Office Online

Apple iCloud: Pages & Co.

Alle Anwendungen aus der Apple-spezifischen Office Suite iWork unterstützen neuerdings „real-time collaboration“. Ausprobiert habe ich es in der iCloud-Variante von Pages, dem Äquivalent zu Microsoft Word. Hier lassen sich Bearbeiter anhand der E-Mail-Adresse zu einem Pages-Dokument hinzufügen oder wie bei Google Docs oder Microsoft Office Online ein öffentlich zugänglicher Link zum Einsehen oder Bearbeiten teilen. Die von mir ausprobierte Beta funktioniert schon alles recht gut und kommt vor allem unaufgeregt einfach daher.

iCloud: Pages-Dokumente im Browser gleichzeitig bearbeiten
iCloud: Pages-Dokumente im Browser gleichzeitig bearbeiten

Dropbox Paper

Auch Dropbox möchte mehr sein als nur einer von vielen Online-Datenspeicher und bringt mit Dropbox Paper daher eine kollaborative Lösung vorerst als Beta an den Start. Der Editor ist erstaunlich aufgeräumt, erfüllt aber zumindest für meinen ersten Smoke Test durchaus seinen Zweck. Nur das Teilen von Dokumenten über deren URL mag noch nicht so richtig klappen, denn Dropbox Paper verlangt von jedem Bearbeiter eine Anmeldung mit einem Dropbox-Konto. Auch sonst ist dem Werkzeug durchaus noch sein Beta-Status anzumerken (siehe beispielsweise das kaputte Icon bei der @-Mention im Screenshot).

Dropbox Paper: Aufgeräumter Editor
Dropbox Paper: Aufgeräumter Editor

Atlassian Confluence

Eine Sache, die ich bei der Kollaborationsplattform Atlassian Confluence liebe (und davon gibt es einige Dinge), ist die Möglichkeit, Besprechungsprotokolle in Echtzeit zu erstellen. In Besprechungen melde ich mich daher gerne freiwillig als Protokollführer, habe ich doch meistens sowieso das MacBook dabei.

Eine Besprechungsnotiz in Confluence zu erstellen geht ratzfatz:

  1. Eine neue Seite von der Vorlage erstellen.
  2. Teilnehmerliste mit @-Erwähnungen ausfüllen.
  3. Tagesordnungspunkte hinterlegen und Beschlüsse etc. notieren.
  4. Mithilfe des Tasks-Makros Aufgaben definieren, diese einem Benutzer zuweisen und ggf. einen Fälligkeitstermin hinterlegen.

Am Ende der Besprechung klicke ich auf „Speichern“, und alle weiteren im Protokoll erwähnten Personen erhalten den Link zur Seite zur Durchsicht und ggf. zur Ergänzung. Wenn doch bloß die Besprechungen auch inhaltlich so unkompliziert wären …

Confluence: Aufgaben zuweisen und mit Datum versehen
Confluence-Editor: Aufgaben einem Benutzer zuweisen und mit Datum versehen

Doch hier soll es ja nicht nur darum gehen, wie eine einzelne Person ein Dokument (oder hier: eine Confluence-Seite) alleine erstellt, sondern um die gleichzeitige Bearbeitung von Inhalten. Dazu hatte Atlassian bereits auf dem Atlassian Summit 2014 (!) eine „Live Editing“-Funktion für Confluence angekündigt. Und bei weitem nicht nur ich habe damals gejubelt. Doch erst mit Confluence 6.0 wird das simultane Editieren von Confluence-Wiki-Seiten möglich sein.

Die Idee von „Collaborative Editing“ für Confluence: Ein Autor ist der Hauptbearbeiter. Dieser kann beliebige weitere Confluence-Nutzer zum gleichzeitigen Bearbeiten in den grafischen Editor einladen, bevor der gemeinschaftliche Entwurf als neue Seitenrevision gespeichert und für alle sichtbar wird. Hier eine kleine Demo:

Übrigens: Im Gegensatz zu den anderen hier beschriebenen Plattformen gibt es Confluence auch in der Server-Variante zu kaufen, also zur Installation auf der eigenen Hardware – ein Riesenplus für alle Unternehmen, die ihre Daten und deren liebevolle Betreuung lieber nicht aus der Hand geben wollen …

SMASHDOCS

Update vom 24.09.2016: Der Abschnitt über SMASHDOCs wurde nachträglich hinzugefügt. Danke, Tobias für den Tipp!

Einen anderen Ansatz verfolgt das Startup SMASHDOCs aus München. Hier steht die Änderungsnachverfolgung eines Dokuments bzw. der „Audit Trail“ im Vordergrund. Begonnen wird mit einer ersten Entwurfsfassung (z.B. durch einen Import aus einem Word-Dokument). Dann arbeiten Nutzer in verschiedenen Rollen daran weiter bis zur Freigabe. Dass verschiedene Benutzer in SMASHDOCs dabei auch gleichzeitig ein Dokument editieren können, ist aber nur einen Aspekt der Plattform.

Die Vorgehensweise zum Annehmen, Ablehnen, Kommentieren usw. von Änderungen dürfte von Microsoft Word bekannt sein und ist intuitiv nutzbar. Irritiert hat mich bloß anfangs, dass man jeden Schritt (z.B. die Übernahme von Änderungen, das Einladen von Benutzern in einen Kommentarstrang) jedes Mal explizit bestätigen muss. Insgesamt sehr vielversprechend und demnächst kommt wohl die Public Cloud für alle.

SMASHDOCs Editor

Fazit

affen-an-schreibmaschinenDiese Momentaufnahme zeigt, dass viele große und aufstrebende IT-Unternehmen sich „real-time collaboration“ auf die Fahnen geschrieben haben. Nicht alle Anbieter werden sich mit ihrer Lösung behaupten können. Döner-Bestellungen zu vereinfachen ist nun mal kein Geschäftsmodell; Es muss schon mehr hinter einem Werkzeug stecken als eine zugegebenermaßen faszinierende Funktion. Auch für uns als Autoren gilt es sinnvolle Anwendungsfälle finden – sonst sind wir doch bloß Affen an Tastaturen, die unendlich lange brauchen, um ein Meisterwerk zu produzieren – dafür aber wenigstens gemeinsam!

 


 

Welches Autorensystem ist euer Favorit für die Erstellung und Weiterbearbeitung von Texten? Arbeitet ihr bereits kollaborativ oder noch dateibasiert-sequenziell und wofür setzt ihr eurer Lieblingswerkzeug ein? Lasst es mich wissen und hinterlasst einen Kommentar!

2 Gedanken zu „Schreiben in Echtzeit: Werkzeuge für die kollaborative Inhaltserstellung

  1. Dietmar Berberich Antworten

    Hallo Martin,
    mir liegt es fern hier provozieren zu wollen, aber in der „realen“ Welt, in der sich nur die Wenigsten aussuchen dürfen, welches System sie nutzen dürfen/können, empfiehlt sich der Blick auf MS OneNote. Ein, wie ich finde, sehr unterschätztes Tool, das mich vor allem im Dokubereich echt voranbringt. Nichts für das strukturierte Schreiben, jedoch als Ideensammlung, als Wissenspool oder zur Koordination des Teams funktioniert die Synchronisation der Notizbücher einfach pfeilschnell. Ich schreibe keine Dokumentation mehr, doch das Bedürfnis Wissen festzuhalten, zusammenzuführen, auffindbar zu machen und nachhaltig zu sichern liegt mir in den Genen und da schließt für mich OneNote eine wichtige Lücke, und es ist im Office -Paket sowieso dabei.

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